Smidig patientregistrering leder till kortare väntetider och ökad produktivitet

Westlake Hospital i Chicago grundades 1925. De har 328 sängplatser och erbjuder befolkningen i Chicagos västra förorter både traditionell och innovativ högteknologisk vård. Som en del av den ideella organisationen Resurrection Health Care, ingår Westlake även i det största vårdsystemet i storstadsområdet Chicago.


Utmaningen
Folkmängden i Chicagos västra förorter växte plötsligt och därmed ökade även antalet patienter som sökte lokala vårdtjänster. Fler patienter innebar ökad patienttrafik och i förlängningen ineffektiv patientregistrering och ineffektiva inskrivningsrutiner.

Westlake Hospital beslutade att den bästa lösningen på inskrivningsproblemen var att investera i ett patientflödessystem från Qmatic. Jeanette D’abaldo, chef för Administration Outpatient and ER vid Westlake Hospital, förklarar: ”Idag är registreringsprocessen den främsta orsaken till klagomål inom vården. Problemet finns eftersom patienterna måste in i systemet innan de kan få hjälp.”

Westlake Hospitals mål var att korta väntetiderna och öka produktiviteten samt att övervaka och spåra registreringsprocessen. Qmatic erbjöd inte bara den bästa lösningen, utan arbetade också nära sjukhuset för att säkerställa att de utvecklade den mest effektiva patientflödesprocessen som uppfyllde sjukhusets specifika behov.

Lösningen
När patienterna kommer till sjukhusets registreringsområde, välkomnas de av en servicepersonal som för in deras uppgifter i Qmatics programvara, ger dem en alfanumerisk nummerlapp och visar vägen till väntrummet.

Hantering av kundflöden
När en registreringsdisk blir ledig kallar personalen fram nästa patient i tur med hjälp av numret på lappen. Numret visas på LED-skärmar och ropas ut av en audioenhet för att fånga patientens uppmärksamhet och visa honom eller henne till rätt disk. Patienten registreras och hänvisas återigen till väntrummet för att vänta på service.

Statistik och HIPAA
Westlake använder kundflödesprogramvaran för att övervaka patienternas väntetider samt personalens effektivitet på registreringsavdelningen. Man använder också systemet för att uppfylla HIPAA:s (Health Insurance Portability and Accountability Act) krav på patientsekretess. Patienterna kallas aldrig fram med namn, utan endast med numret på nummerlappen. ”Eftersom systemet använder patientens nummer istället för namn, behöver vi aldrig oroa oss för misstag”, förklarar D’abaldo.

Resultatet
När Qmatics kösystem väl var på plats var resultaten omedelbara. ”Väntetiden har kortats med två minuter på cirka tre veckor och vi har ökat produktiviteten med 25 procent”, berättar D’abaldo. Angående patienternas reaktioner säger hon: ”De var glada att Westlake investerat pengar för att få dem att känna sig värdesatta och öka säkerheten kring deras personuppgifter.”

Westlake Hospital fortsätter arbetet med att tillhandahålla bästa möjliga vårdmiljö i de västra förorterna. Tillsammans med Qmatic har Westlake kunnat gå ett steg längre genom att matcha sina välbekanta patienttjänster med högkvalitativa patientupplevelser.

”Vi möter upp till 7 000 patienter i månaden och 5 000 av dessa kommer i kontakt med Qmatics system. Med programvaran för patientflöde kan vi på ett bättre sätt övervaka processen och se var förbättringar har gjorts.”

- Jeanette D’abaldo, chef för Administration Outpatient and ER